Hochzeitscatering planen: Apéro, Menü oder Buffet?

Kaum ein Teil einer Hochzeit bleibt den Gästen so gut in Erinnerung wie das Essen. Ein gelungener Apéro nach der Trauung, ein Menü, bei dem alle satt und zufrieden sind, und eine Bar, an der es nie an kühlen Getränken fehlt: Das prägt die Stimmung des ganzen Tages. Gleichzeitig ist das Catering oft der grösste Posten im Hochzeitsbudget. Dieser Ratgeber zeigt, welche Formen es gibt, wie Sie Offerten sinnvoll vergleichen und woran Sie früh denken sollten.

Die vier gängigen Formen

Der Apéro ist in der Schweiz fast schon Pflicht. Er überbrückt die Zeit zwischen Trauung und Fest, während das Brautpaar Fotos macht. Ein einfacher Apéro mit Weisswein, Mineralwasser, Saft und ein paar Snacks reicht für eine Stunde. Wer den Apéro länger plant oder ihn als Ersatz für ein Abendessen nutzt, braucht einen sogenannten Apéro riche mit deutlich mehr und gehaltvolleren Häppchen.

Das Menü mit drei oder vier Gängen wirkt festlich und strukturiert den Abend. Die Gäste sitzen, der Service bringt die Teller, und zwischen den Gängen ist Platz für Reden und Spiele. Der Nachteil: Ein Menü braucht mehr Servicepersonal und eine gut ausgestattete Küche vor Ort. Zudem müssen Sie Unverträglichkeiten und Menüwünsche vorher abfragen.

Das Buffet ist flexibler. Die Gäste wählen selbst, die Auswahl ist grösser und Vegetarierinnen oder Gäste mit Allergien finden leichter etwas. Bei grossen Gesellschaften entstehen allerdings Warteschlangen, und warme Speisen müssen über längere Zeit in Wärmebehältern stehen. Ein guter Caterer plant deshalb mehrere Ausgabestellen.

Das Flying Dinner ist eine moderne Mischform: Kleine Portionen in Schälchen oder Gläsern werden über den Abend verteilt serviert. Das passt zu lockeren Festen mit Stehtischen und Lounge-Ecken, ist aber nichts für Gäste, die einen klaren Ablauf und einen festen Sitzplatz schätzen.

Wann Sie mit der Suche beginnen sollten

Beliebte Caterer und Locations sind an Samstagen zwischen Mai und September oft früh ausgebucht. Wer im Sommer heiraten möchte, sollte idealerweise ein Jahr vorher mit der Suche beginnen. Klären Sie zuerst die Location, denn sie bestimmt vieles: Gibt es eine eigene Küche? Arbeitet die Location nur mit bestimmten Caterern zusammen? Wird ein Zapfengeld verlangt, wenn Sie den Wein selbst mitbringen?

Bevor Sie Offerten einholen, sollten diese Eckdaten feststehen:

• Datum und ungefährer Zeitplan des Tages
• Location mit Angaben zu Küche, Strom und Wasser
• geschätzte Anzahl Gäste, getrennt nach Erwachsenen und Kindern
• gewünschte Form (Apéro, Menü, Buffet, Flying Dinner)
• Budgetrahmen pro Person

Offerten richtig vergleichen

Ein Preis pro Person sagt wenig, wenn nicht klar ist, was darin enthalten ist. Achten Sie beim Vergleich besonders auf diese Punkte:

• Service und Personal: Sind Servicekräfte, Köchinnen und Köche sowie die Leitung vor Ort inbegriffen? Wie werden Überstunden nach Mitternacht abgerechnet?
• Material: Geschirr, Besteck, Gläser, Tischwäsche und Stehtische kosten oft extra. Manchmal sind sie bei der Location vorhanden.
• Getränke: Wird pauschal pro Person abgerechnet oder nach Konsum? Gibt es ein Korkgeld für eigenen Wein?
• Transport und Auf- und Abbau: Gerade bei Locations auf dem Land oder ohne Zufahrt für Lieferwagen kann das ins Gewicht fallen.
• Reinigung und Entsorgung: Wer räumt am Ende auf, und wer entsorgt Abfall und Glas?
• Mehrwertsteuer: Steht der Preis inklusive oder exklusive MWST?

Bitten Sie um ein Probeessen, vor allem bei einem Menü. Viele Caterer bieten es an, teilweise gegen eine Gebühr, die bei einer Buchung angerechnet wird.

Allergien, Unverträglichkeiten und Kinder

Fragen Sie Ernährungswünsche bereits mit der Einladung oder der Rückmeldung ab. Vegetarische und vegane Gerichte, glutenfreie oder laktosefreie Optionen sowie Allergien wie Nüsse gehören heute zum Standard. Geben Sie dem Caterer eine Liste mit Namen und Tischnummern, damit der Service die richtigen Teller den richtigen Personen bringt. Für Kinder lohnt sich oft ein einfaches eigenes Menü, das früher serviert wird.

Wer Lebensmittel selbst mitbringt, etwa einen Kuchen von der Tante oder Häppchen von Freunden, sollte das mit dem Caterer absprechen. Die Grundregeln für sichere Lebensmittel, etwa zur Kühlkette, erklärt das Bundesamt für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen BLV.

Getränke und Bar

Die Getränke werden oft unterschätzt. Planen Sie neben Wein und Bier genügend alkoholfreie Getränke ein, und zwar nicht nur Mineralwasser, sondern auch etwas Spannendes wie hausgemachten Eistee oder alkoholfreie Cocktails. An heissen Sommertagen braucht es deutlich mehr Wasser und Eis, als man denkt. Klären Sie, ob der Caterer Eiswürfel liefert oder ob Sie einen separaten Eisservice brauchen.

Eine Bar nach dem Essen ist beliebt. Legen Sie fest, ob die Gäste dort frei bestellen dürfen, ob es ein Budgetlimit gibt oder ob die Bar ab einer bestimmten Uhrzeit auf Selbstzahlung umstellt. Kommunizieren Sie das offen, damit es am Abend keine Missverständnisse gibt.

Zeitplan am Hochzeitstag

Ein realistischer Zeitplan ist die halbe Miete. Rechnen Sie für einen Apéro mindestens eine Stunde, für ein Menü mit Reden zwei bis drei Stunden. Sprechen Sie Reden, Spiele und Überraschungen mit dem Caterer ab, damit die Küche weiss, wann der nächste Gang serviert werden kann. Nichts ist ärgerlicher als ein Hauptgang, der kalt wird, weil gerade eine lange Diashow läuft.

Bestimmen Sie eine Ansprechperson für den Caterer, idealerweise Trauzeugin, Trauzeuge oder eine Wedding Plannerin. So muss das Brautpaar am Tag selbst keine organisatorischen Fragen beantworten.

Fazit

Das richtige Catering passt zu Ihrer Location, Ihrer Gästezahl und dem Stil Ihres Festes. Vergleichen Sie Offerten nicht nur nach dem Preis pro Person, sondern nach dem gesamten Leistungsumfang. Klären Sie Küche, Material, Getränke und Zeitplan früh, dann können Sie den Tag selbst entspannt geniessen.